Autorid: Polina Miina, Kai Miller • 6. juuli 2021

Kogemuslugu suurest digioskuste arendamise projektist: Operail AS koolitsjuht räägib eesmärkidest ja koolitustest

Operail AS võttis hiljuti suurelt ette töötajate digioskuste arendamise projekti. Intervjuus jagab ettevõtte koolitusjuht Polina Miina, milles töötajate ümberõpe täpsemalt seisneb, kuidas suhtuvad töötajad digitaliseerimisse ja millised on olnud suurimad takistused.

smart
Autor: Polina Miina

Milles teie töötajate ümberõpe täpsemalt seisneb ja mis on selle eesmärk?

Operail AS on pika ajalooga raudtee-ettevõte ja teatavasti on 2021. aasta raudtee jaoks Eestis märkimisväärse tähtsusega: nimelt sai raudtee Eestis juba 150-aasta vanuseks. Selle aja jooksul on loomulikult palju asju muutunud ja on toimunud mitmeid uuendusi.

2021. aastal on Operail AS-i põhitegevusteks jätkusuutlik liikumine digitaliseerimise poole ja uue infosüsteemi juurutamine, mis ühendab mitmeid andmebaase ühtsesse keskkonda. Uue infosüsteemi juurutamine on strateegilise tähtsusega projekt, kus töötajate kaasamine ja ettevalmistus saab üheks prioriteetseks aspektiks. Seega ei nimetaks ma digipädevuste koolituse projekti ümberõppeks, vaid uue infosüsteemi juurutamise üheks etapiks, mis on staadium 0 enne infosüsteemi kasutajakoolitusi.

Digipädevuste koolituse keskmes on töötajate juba olemasolevate oskuste ja teadmiste värskendamine ning ajakohastamine. Käimasoleva koolituse projekti suurim tähelepanu on sihtgrupi osalejatel, kellel on digi- ja nutibaasteadmised puudulikud või peaaegu olematud. Õnneks on võimalus kasutada ka töötukassa meedet, mis toetab meie ettevõtet digikompetentside arendamisel.

Mis on teie töötajate keskmine vanus ja kes on projekti sihtrühm?

Töötajate keskmine vanus on 48 aastat. Digipädevuste koolituse projekti sihtgrupiks on diiselvedurijuhid ja diiselvedurijuhi abid ning planeerimisosakonna töötajad, kelle keskmine (ja mediaanvanus!) ületab 45+ aastat. Kokku on sihtgrupis selle aasta jooksul peaaegu 200 Operail AS-i töötajat, keda uue infosüsteemi juurutamine selle aasta jooksul puudutab.

Kuidas on töötajad digitaliseerimisse suhtunud?

Digitaliseerimine on tervet ettevõtet muutev projekt ja töötajate kaasamist ei tohi alaväärtustada. Töötajad, kellega olen selle aja jooksul kokku puutunud, on olnud koolituse ettevalmistusfaasis ettevaatlikud ja küsinud küsimusi õppekava kohta.

Olen järeldanud, et õppekava ja koolituse küsimuste taga seisab hoopis töötaja isiklik suhtumine: mis tähendab uus infosüsteem just minu jaoks, kuidas muutub minu töökorraldus, kas koolitus aitab mul igapäevatööd muuta lihtsamaks ja tõhusamaks ja milleks seda vaja on.

Minu kui koolitusjuhi ülesandeks on olla ka nõustaja ning toetaja rollis, rõhutades kõige tähtsamat: me õpime koos ja muudame ettevõtet koos. Kordan ennast – digipädevuste arendamise koolitus on üks osa Operaili suuremast digitaliseerimise plaanist, mitte koolitus koolituse pärast.

Milliseid peamisi võimalusi ja ka takistusi digitaliseerimisprotsessis näete?

Digitaliseerimise väljakutseks on selge eesmärgistamine ja mõjupiirkonna määratlemine. Mille jaoks me digitaliseerimise suunda ette võtame? Kas seda nõuab meie valdkond/sektor ja see on konkurentsis püsimise eeldus? Kas ettevõttel on vaja digitaliseerida selleks, et luua kliendile lisandväärtust? Või digitaliseerimine on nii moodne termin, et „kõik teevad” ja meil on ka seda vaja? Kas digitaliseerimine on lisakohustus või tööprotsesside tõhustamise teekond? Millal on digitaliseerimisele kulutatud ressursside ROI hetk ja kuidas seda mõõta? Kuidas sõnastada digitaliseerimise projekti õnnestumist või kaotust?

Tavaliselt on vastused nendele küsimustele juhtkonna tasemel strateegiliste otsustena kindlaks määratud. Aga strateegiliste eesmärkide, analüüside ja eelarve numbrite taga on ettevõtte kuldvara ehk töötajad.

Mina koolitusjuhina usun seda, et kõrgel tasemel määratud eesmärgid ja suunad on vaja ausalt kommunikeerida töötajatele selliselt, et neid varakult projekti kaasata.

Digitaliseerimine ei tule ettevõttesse ainult uue Exceli tabeli loomise, tarkvara või infosüsteemi tulekuga. Operaili digitaliseerimise kaudu on paljud töötajad saanud isiklikud Microsoft Office’i töökontod: veel rohkem Operaili töötajaid saavad ligi siseinfole ja uudistele. Mis puudutab otseselt diiselvedurijuhte, siis nende igapäevaseks nutitööriistaks saab selle aasta jooksul tahvelarvuti, mille abil saab näiteks vähendada paberite hulka ning hoida vajalikud dokumendid pilves.

Ei saa mainimata jätta, et lisaks uuele infosüsteemile annab digitaliseerimine võimaluse teha olemasolevad protsessid selgemaks ja leida kohad, mida digitaliseerimise abil tõhustada ning suunata töötaja aeg ja teadmised keerulisemate tööülesannete poole. Mina isiklikult olen lisaks koolitusjuhi ülesannetele aktiivne protsesside kaardistaja – see on ainulaadne võimalus arutada kolleegidega paranduste võimalusi.

Milline roll on olnud teil kui koolitusjuhil ja kuidas oma töötajaid protsessis toetate?

Minu kui koolitusjuhi roll on ametinimetuses juba määratletud: Polina juhib koolitusi Operailis. Lihtne, punkt. Kui minna sügavamale, siis koosneb koolitusprotsess mitmest etapist, millest toon välja kõige tähtsama koolituseks ettevalmistumise faasi. Kui ettevalmistusfaasile pühendada oma mõtteid ja tegevusi, siis lähevad koolituse läbiviimine ja sellele järgnev faas edukalt.

Ettevalmistus digipädevuste koolituseks algas arutelust töötajate otseste juhtidega visioonist digikompetentsidele. Nende kompetentside nimekirjale toetudes koostasin küsimustiku, kus töötaja hindas ise enda hetkeseisu oskusi ja teadmisi digi- ja nutimaailmas ning isiklikke õpivajadusi.

Minu laual oli juhtidega koostöös koostatud digikompetentside nimekiri ning töötajate hinnang enda oskustele ja vajadustele, mida sain tehtud küsitluse kaudu. Sellele järgnes minu töö õppekava koostamisega ja hinnapakkumiste küsimine potentsiaalsetelt koolitajatelt: selliselt jõudsin IT Koolituseni. Tänu tihedale koostööle valitud koolituspartneriga sai õppekava täiustatud ja parimad koolitajad kolleegidele valitud. Olen kõikide koolitajatega enne koolituse algust ka isiklikult suhelnud ning viibinud koolitustel.

Ettevõte sees lähenesin koolitusele läbi otseste juhtide ja instruktor-vedurijuhtide kaasamise koolituse korraldusele: näiteks graafikute klapitamine. Operaili IT-osakonnal on suur osa koolituse läbiviimisel: kontode loomine ning õppijate tahvelarvutite sättimine on nende abiga tehtud. Töötajatega olen saanud otse suhelda virtuaalsete koosolekute abil, mida nimetame tehnoõppeks – tutvustasin õppekava, korraldusega seotud aspekte, ergutasin õppima ja mõtisklema eesseisvate muutuste peale. Õppijatele otsime paindlikumaid võimalusi koolitusel osalemiseks, võttes näiteks arvesse graafikupõhist tööaega ning teisi vajadusi (elukoht, transport jne).

Koolituskava on tihe ja koosneb 5 + 1 päevast – see esialgu kindlasti hirmutas. Hiljem, koolituste käigus, on osalejad kiitnud programmi tihedust ja võimalust areneda ka neil, kellel on juba oskused nutiseadmete kasutamises. Õppekava aluseks on nutiseadmete julge kasutus: olenemata sellest, mis seadmega parasjagu tegu on – seadme ja programmide tööloogika on sama ja töölaua ning mobiilse vaate erinevus ei tähenda, et tegu on erinevate programmidega.

Digioskuste arendamise projekt on mahukas kõikide osaliste jaoks – alates Operaili töötajatest kuni koolitajateni. Mul on hea meel, et minu kõrvale on sattunud oma ala tipptegijad, kes on koostööle ja lahendustele avatud ning on paindlikud otsuste tegemisel.

Faktid

Operail kasutas oma töötajate koolitamiseks Töötukassa IKT meedet, millest saate lugeda SIIT.

Meie kliendihalduri Jane Lausi kommentaar:

"Meil on Polinaga väga hea ja teineteist usaldav koostöö. Operail kliendina on paindlik ja avatud meie ettepanekutele ning on oma töötajad hästi ettevalmistanud. Saame neilt väga palju kasulikku sisendit, mille alusel koolitusprogramme kokku panna."

Kui sooviksite ka läbi viia mõne suurema koolitusprojekti, siis võtke meiega ühendust telefoni teel 618 1727, e-posti teel [email protected] või võtke ühendust kliendihalduriga, kelle kontaktid leiate: https://koolitus.ee/meist