Tähtajad ja agiilne tööviis: paindlikkus toob tulemuse

Kas tunned, et tähtaegadest kinnipidamine on pidev väljakutse? Kristi Paas kirjutas kuus praktilist töövõtet, mis aitavad vähendada rööprähklemist ja suurendada tõhusust nii töös kui eraelus. Loe, kuidas rakendada paindlikkust ja fookust oma eesmärkide saavutamisel.

Tähtaegade edasilükkamine kipub olema üsna tavaline nii tööl kui ka eraelus. Püstitame endale eesmärgid ja seame nende täitmiseks tähtajad, kuid tegelikkuses kipuvad need liiga sageli edasi nihkuma või jäävad soovitud tulemused üldse saavutamata. Põhjuseid selleks on mitmeid. Väga sageli kipume kiirelt süüdistama väliseid tegureid – meist mitte sõltuvaid takistusi, piiratud ressursse, ebakompetentseid inimesi jne. Ent kas oleme alati teinud kõik võimaliku, et oma eesmärgid tähtajaks täita?

Agiilsed töö korraldamise põhimõtted ja praktikad pakuvad mitmeid väärtuslikke nippe, mis aitavad meil tähtaegadest kinni pidada ilma ületundide ja lisastressita.

Agiilne tööviis: paindlikkus ja keskendumine

Agiilse tarkvaraarenduse manifestis kirjeldatud põhiväärtused – inimeste vahelise koostöö tähtsus, keskendumine vaid toimivatele lahendustele, kliendikoostöö ning valmisolek muutusteks – annavad meile mitmeid kasulikke nippe, mida kasutada mistahes töövaldkonnas ja isiklikus elus erinevate ülesannete ja tähtaegadega tegelemiseks. Neid samu põhiväärtusi kasutavad ka paljud agiilsed arendustiimid IT sektoris.

Agiilne lähenemine aitab meeles pidada, et tähtajast kinnipidamine ei tähenda üksnes kiirustamist ja pikki töötunde, vaid ka fookuse hoidmist ja paindlikkust. Selle asemel, et võtta endale eesmärgiks „pingutada rohkem“, saame keskenduda targemalt töötamisele ja olulistele tegevustele.

Nipid ja taktikad tähtaegadest kinnipidamiseks agiilses raamistikus

1. Tükelda ülesanded väiksemateks osadeks

Agiilne arendustiim jagab suuremad projektid alati väiksemateks “sprintideks” või ülesanneteks, mis võimaldavad tiimil keskenduda korraga väikematele saavutatavatele osadele. Sama meetodit saab rakendada mistahes valdkonnas ja eraelus. Väiksemad sammud aitavad meil töövoogu oluliselt paremini hallata, loovad läbipaistvuse ja hõlbustavad seeläbi ka edenemise jälgimist. Boonusena saame ka suurepärase võimaluse koguda kiiresti tagasisidet ja teha vajadusel muudatusi edasistes tegevustes.

2. Sea fookus ainult ühele teemale korraga

Agiilne (tarkvara)arendus tähendab iteratiivset tööprotsessi, kus iga iteratsiooni ajal keskendutakse konkreetsetele üsna väikestele eesmärkidele. Selle asemel, et rööprähelda mitmete ülesannetega vaheldumisi või samaaegselt, keskendu korraga ainult ühele olulisele tegevusele. Kui sead päevale või nädalale fookuse kõige tähtsama ülesande näol ja pühendud sellele, siis liigud suure tõenäosusega eesmärgi suunas palju kindlamalt. Fookuse hoidmine aitab vältida tähelepanu hajumist, ümberlülitusi erinevate ülesannete vahel ja tõstab seeläbi tulemuslikkust.

3. Pühendu täielikult käesolevale ülesandele

Agiilses keskkonnas on oluline luua väärtust igas tööetapis ja keskenduda tulemusele. Selle saavutamiseks tuleb töökorralduslikult luua keskkond, kus mistahes katkestused ja rööprähklemine oleks minimaalne. Kui muudame oma lähenemist ja keskendume ühele ülesandele korraga, suudame seda teha oluliselt põhjalikumalt ja kiiremini, vähendades seeläbi ka kaasuvaid vigu ja vajadust oma tööd hiljem parandada või ümber teha. Olles taaskord parandanud oma võimalusi edenemiseks.

4. Loo edenemise mõõdikud ja tee need nähtavaks

Agiilsed tiimid visualiseerivad oma töövoo ning loovad selged mõõdikud, mille kaudu saavad kõik projekti osalised hinnata seda, kuidas töö ja eesmärkide suunas liikumine läheb. Seda töövõtet saab kasutada igas eluvaldkonnas – loo oma tööle mõõdikud, mis annavad sulle kindlust, et liigud õigel teel. Näiteks eesmärki püstitades ja projekti või tööd väiksemateks ülesanneteks tükeldades küsi endalt: Kuidas ma saan aru, et liigun õiges suunas? Milliseid näitajaid või muutusi pean oma teekonnal jälgima? Kui edenemine on nähtav, loob see lisaks praktilistele tulemustele ka positiivse meeleolu ja annab jõudu edasi liikumiseks.

5. Ole valmis muutma strateegiat vastavalt hetkeolukorrale

Üks agiilse arenduse põhiprintsiipe on valmisolek muutusteks. Kui arendustiim avastab töö käigus, et mõni parasjagu arendatav funktsioon pole nii oluline, kui esialgu arvati või ei loo oodatud väärtust, on nad valmis plaani muutma. Kui märkad samuti, et algne plaan ei tööta, siis ole paindlik ja tee vajalikud muudatused. Näiteks kui mõni ülesanne osutub oodatust keerulisemaks, siis hinda ümber prioriteedid ja kohanda oma ajakava vastavalt sellele. Küsi endalt: Milliseid tegevusi on võimalik ära jätta või teha väiksemas mahus? Millised tegevused viivad mind eesmärgile kiiremini lähemale? Tähtis on hoida fookuses seatud eesmärk, mis on sageli saavutatav mitme strateegia kaudu. Ole lihtsalt valmis oma strateegiat muutma.

6. Tähista väikseid võite

Agiilses keskkonnas on oluline tähistada ka väikseid saavutusi, et hoida motivatsiooni kõrgel ja tunnetada pidevat edasiminekut. Iga kord, kui lõpetad väikese ülesande või saavutad etapi eesmärgi, võta hetk, et seda tähistada. Märka oma edu. Kuna oleme inimestena evolutsiooniliselt kohandunud nägema rohkem negatiivset, siis peame õppima oma väikestele võitudele teadlikumalt tähelepanu pöörama. Positiivse märkamine ja edusammude tähistamine hoiab sind motiveerituna ja annab lisajõudu ka siis, kui ees seisavad keerulisemad ülesanded.

Kokkuvõte

Agiilse arenduse põhimõtted pakuvad suurepäraseid strateegiaid, kuidas oma tööd tulemuslikumalt korraldada, sh püsida oma töös ja eraelus eesmärgipärane ning pidada kinni tähtaegadest. Selle asemel, et tunda end pidevalt aja surve all, saame keskenduda sellele, kuidas töötada targemalt: tükeldada töö väiksemateks osadeks, hoida fookus ühel teemal, pühenduda täielikult ülesandele, jälgida edenemist, olla paindlik ja tähistada iga väikest edasiminekut. Selliselt muudame ka kogu tööprotsessi palju nauditavamaks, mis omakorda teeb meid ka oma töös tulemuslikumaks.

Tule minu praktikumi, kus saame agiilseid põhimõtteid ja praktikaid lähemalt uurida ja neil teemadel süvendatult arutleda. Mis on agiilne mõtteviis? Kuidas rakendada agiilseid töövõtteid erinevates töökontekstides ja organisatsioonides? Neis küsimustel saame vastused praktikumis. Loe lähemalt SIIT