Miks kasutada kontoritöös Power BI lahendusi?
Usun, et Power BI-st on kui mitte enamus, siis vähemalt paljud juba kuulnud. Power BI on kindlasti Sinu igapäevase kontoritöö juures suureks abiks. Loe edasi ja saad teada miks.
Power BI on rakendus, mis kuulub Power Platformi perekonda. Mõni aeg tagasi lõi Microsoft uue ärirakenduste sarja, mis lubab kasutajatel sisuliselt koodivabalt (low-code, no-code) disainida arvuti-programmide lahendusi, toetamaks igapäevaseid tööga seotud tegevusi.
Alustame sellest, et proovime lahti mõtestada, mis on igapäeva kontoritöö juures tavapärane tegevus kui käsitleme andmeid, aruandeid ja raporteerimist. Julgen väita, et paljud kasutavad Excelit ja Power Pointi, sest need on meil enim levinud kontoritarkvara rakendused. Selleks, et jõuda soovitud tulemuseni, kasutavad enamus inimesi „kopeeri, kleebi ja filtreeri“ töövõtteid Exceli tabelitega. Sellised tegevused võivad nõuda ligi 80% tööajast ning seda on päris palju.
Kogemused näitavad, et sarnane muster kordub päevast päeva või nädalast nädalasse ja nii terve aasta jooksul. Eesmärk ei ole sellega öelda seda, et keegi teeb valesti või et Exceli kasutamine halb oleks. Mõte on hoopis selles, et kas meil oleks võimalik sama mustriga korduvaid töövõtteid lasta arvutil ise sooritada? Kui me suudame selle lahendada, siis ei ole meie ülesanne enam mitte niivõrd mehaaniline „kopeeri, kleebi ja filtreeri“, vaid andmetest tuleva teabe analüüs ja sellele baseeruvalt parima otsuse tegemine.
Eelneva jutu tõestuseks räägin ühe loo omast kogemusest. Nimelt hakkasin tegema kliendi laovarude analüüsiks raportit. Eesmärk oli saada ülevaade müüdud ja laos olevatest toodetest, et saaks tellida optimaalse koguse. Tavapärasel kombel, et saada esmane pilt olukorrast, hakkasin seda ülesannet lahendama Exceliga. Esmalt laadisin kliendi majandustarkvarast vajalikud tabelid arvutisse. Kopeerisin, kleepisin ja filtreerisin ning lõpuks arvutasin ja liigendasin tulemused Pivot tabeliga.
Kokkuvõttes kulutasin sellele päris mitu tundi ning päeva lõpuks tundsin, kuidas see mind väsitas. Olgugi, et sain tulemuse kätte ja teadsin, et järgmisel korral saan ma ju samu töövõtteid korrates sama lõpptulemuse, ma siiski seda enam manuaalselt Exceli peal teha ei sooviks. See lihtsalt ei ole efektiivne.
Kuna majandustarkvara annab alati sama struktuuriga tabelid ja kogu analüüsi metoodika puudutab samu protseduure, siis leidsin, et parem oleks kogu lahendus disainida Power BI rakenduses. Otsus tehtud, viisin Exceli mudeli Power BI-sse. Kui see valmis sai, sain tulemused publitseerida Power BI pilve ning andsin kliendile vastava ligipääsu ja ta saab iseseisvalt minna ja sirvida laovarude aruannet.
Kokkuvõttes on efektiivsus enam kui 90% võrreldes sellega, kui seda ülesannet peaks tegema Excelis. Kui veel vunki juurde keerata ja kasutada kliendi majandustarkvara API ühendust, saaks Power BI aruande täielikult automatiseerida ning kogu süsteem hakkaks iseseisvalt tööle. Siis kuluks laovarude aruande kokkupanekuks null „inimtundi“.
Võimalik, et see jutt kõlab veidi pööraselt, aga pean tunnistama, et paratamatult on see tänane reaalsus. Tegelikult on meil kõigil need võimalused kättesaadavad, sest Power BI Desktop rakendus on kõigile tasuta.
Suurim väljakutse, mis tihtipeale kaasaegset tehnoloogiat vaevab, on usaldus. Kas me usaldame enda töö mingile programmile ning selle tarbeks julgeme investeerida IT arendustesse? Kuna IT-d ei saa katsuda ega näha, sest see on virtuaalne ning puuduvad ka varasemad kogemused IT poolt pakutavate lahendustega, ei ole ka see tihtipeale prioriteet. Millised võiksid siis olla need targad arendused ettevõtetes, et astuda lähemale kaasaegsele tehnoloogiale ning optimeerida ja väärtustada tööle kuluvat aega ja inimressurssi?
Infoajastuga kaasnenud vajadusele langetada otsuseid toetudes suurele hulgale andmetele, vajame me paratamatult tehnoloogiat, mis aitaks meil seda teha. IT investeering ei pea alati olema rahaliselt kallis ja keeruline. Et saada hea ülevaade võimalustest ja samuti ka oskuse sarnaseid lahendusi luua, nagu ma eelnevalt kirjeldasin, võib valida näiteks koolituse. Power BI koolitusel tehakse koos läbi erinevaid harjutusi. Koolitusele võivad tulla kõik, kes puutuvad kokku andmetega. Koolitusel ei pea osalema ainult need, kes päriselt hakkavad seda rakendust algusest lõpuni oskama. Seal võiks osaleda ka näiteks juhid, kuna usun, et koolitus annab hea ülevaate selle rakenduse kasulikkusest.
Power BI-d saab õppida IT Koolituses. Lisaks Power BI-le on võimalik õppida ka Power Query rakendust, kus õpe keskendub põhjalikult erinevate andmepäringute sooritamisele ning selle võtmesõna võiks olla, et kuidas automatiseerida Power BI aruanne läbi API liidestuse. Lisaks saab osaleda ka DAX koolitusel, kus käsitletakse erinevaid arvutusi ja funktsioone Power BI rakenduses.
Koolituse sisuga saad tutvuda siin - > POWER BI
Kuna suvi lõppeb traditsiooniliselt kooli algusega, võiksid ka sina mõelda, et millise uue oskuse sellel sügisel eesmärgiks võtad. Kohtumiseni koolitusel.
